ERP là gì? Làm thế nào để Triển khai một dự án ERP gọi là thành công?

by

ERP theo cách nghĩ hiện nay:

  • Các sản phẩm được gọi là ERP hiện nay như là Oracle, SAP, Dynamics CRM, AX, QAD… chẳng qua cũng chỉ là một phần mềm bao gồm các bộ công cụ được tích hợp với nhau để xử lý những nghiệp vụ phát sinh trong một doanh nghiệp.
  • Các công cụ này phải được sắp xếp theo một trật tự logic và sẵn sàng hoán chuyển vị trí cho nhau mà không phá vỡ cấu trúc vốn dĩ của nó, nếu xét thấy cần thiết phải hoán chuyển như thế.
  • Nói như vậy để chúng ta hiểu rằng, bản thân SAP, Oracle, Dynamics CRM, AX, QAD… cũng chỉ là một bộ các công cụ phần mềm mà thôi, cũng cần phải qua bàn tay và khối óc của con người để biến nó thành một hệ thống quản trị, một giải pháp toàn vẹn cho doanh nghiệp.

Mọi người nhầm tưởng ERP như thế là đủ, Thật sự ERP là gì?

  • ERP phải thật sự là một giải pháp Hệ thống toàn diện, bao gồm việc tích hợp các bộ công cụ này theo một quy chuẩn tốt nhất có thể, để đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu về quản trị toàn bộ nguồn lực của một doanh nghiệp, từ hệ thống thông tin, email, tài liệu văn bản lưu trữ, các quy trình xử lý hoạt động sản xuất kinh doanh mua bán… được vận hành trơn tru trên một thể thống nhất gọi là một hệ thống ERP.
  • Tóm lại, một giải pháp toàn diện (Total Solution) bao gồm một cấu trúc hạ tầng hoạt động trơn tru ổn định, một phần mềm gọi là “phần mềm ERP” thật sự mềm dẽo uyển chuyển đủ hoàn chỉnh và đáp ứng một khối lượng kiến thức tư vấn phù hợp cho việc quản trị toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Các bước triển khai một hệ thống ERP hoàn chỉnh:

Việc triển khai phải tiến hành tuần tự và lặp đi lặp lại hoàn chỉnh từng bước một trước khi đưa vào chạy thật. Các bước được tiến hành thật chi tiết sau:

1) Khảo sát và Đánh giá hiện trạng

  • Khảo sát hệ thống hạ tầng.
  • Khảo sát cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
  • Khảo sát nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, báo biểu, hệ thống thông tin truyền thông.
  • Xây dựng hồ sơ đánh giá hiện trạng.

2) Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở

  • Chuẩn hóa qui trình nghiệp vụ.
  • Chuẩn hóa các Bộ Danh mục (Master File – nêu chi tiết ở mục dưới).
  • Chuẩn hóa hồ sơ tài liệu, chứng từ, báo biểu.
  • Đề xuất tái cơ cấu tổ chức.
  • Đề xuất cải tạo & nâng cấp hệ thống hạ tầng cơ sở.
  • Xác định yêu cầu hệ thống (Xác định scope).

3) Chọn lựa sản phẩm “phần mềm ERP”

  • Chọn lựa công cụ thực hiện (Chọn lựa dòng sản phẩm).
  • Phân tích sự khác biệt (GAP Analysic)
  • Đề xuất điều chỉnh qui trình nghiệp vụ & các báo biểu chứng từ (nếu có).
  • Xác định khối lượng Customize,
  • Xác định nhân tố và yếu tố gây ảnh hưởng đến mức độ thành công của dự án.
  • Đánh giá và đề xuất phương án loại trừ rủi ro (Risk management)

4) Hoạch định dự án

  • Hoạch định kế hoạch tổng thể, Lưu ý các cột mốc quan trọng (thời điểm bắt đầu & kết thúc của các kỳ hạch toán, niên độ tài chính…).
  • Hoạch định kế hoạch tài chính (dự trù ngân sách).
  • Hoạch định nguồn nhân lực thực hiện.
  • (cũng cần hoạch định lại kế hoạch tổng thể cho phù hợp với kế hoạch tài chính và nguồn nhân lực).

5) Cơ cấu dự án

  • Hoạch định cơ cấu thành viên dự án và Ban quản lý dự án (End User & Key User, Project Management).
  • Xác định commitement của BoD.
  • Xác định quyền hạn chức năng của Project Management.

6) Chuẩn hóa chi tiết & tài liệu triển khai

  • Chuẩn hóa bộ Danh mục (Master File – Master Date File):
  • Mã vật tư hàng hóa, CCDC, TSCĐ….
  • Mã các đối tượng kế toán Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên…
  • Bộ tài khoản (CoA)
  • Các định khoản chuẩn (Entries).
  • Chuẩn hóa nguồn lực sản xuất (năng lực sản xuất, máy móc, con người),
  • Chuẩn hóa Định mức & Qui trình SX.
  • Xây dựng Bài toán giá thành kế hoạch.
  • Xác định Bài toán giá thành phân xưởng.
  • Xây dựng Bài toán Giá thành hạch toán.
  • Chuẩn hóa các Giao dịch (Transaction File _ Transaction Data File).
  • Bộ chứng từ,
  • Sổ sách kế toán, bốc tách số liệu cho phù hợp với các nghiệp vụ trong hệ thống (sản phẩm ERP).

Tài liệu setup & installation

  • Tài liệu HDSD cho Key User.
  • Tài liệu HDSD cho End User.

7) Khởi động dự án

  • Khởi động dự án
  • Đào tạo cho Key User (Key User training).
  • Cập nhập danh mục vào hệ thống.
  • Thử nghiệm hệ thống
  • Xác định khả năng đáp ứng của hệ thống. (Có thể sẽ phân tích lại GAP lần cuối)
  • Xác định rủi ro lần cuối (risk agains)

8) Vận hành dự án

  • Quyết định Golive dự án (Go or No Go decision, Cancel Project)
  • Điều chỉnh kế hoạch thực hiện nếu có.
  • Đào tạo cho End User (Key User đảm nhiệm) – End User training.
  • Xác định lại kế hoạch lần cuối, đánh giá rủi ro.
  • Điều chỉnh lại bộ danh mục lần cuối.
  • Run dự án (không chạy song song).

9) Nghiệm thu dự án

  • Tổ chức Kiểm tra chứng từ vào cuối mỗi ngày.
  • Kiểm tra báo cáo theo tuần/ tháng/ quý.
  • Nghiệm thu và đưa dự án vào vận hành, bảo trì.

10) Thời lượng cần thiết để hoàn thành dự án

  • Để làm được toàn bộ các bước trên, một dự án cần thời gian khoảng 01 – 03 năm để thực hiện hoàn tất dự án.
  • Thời lượng Bình quân triển khai Financial = 3 – 6 tháng (thường phải triển khai sau phần Logistic mơi đúng trình tự).
  • Thời lượng Bình quân triển khai Logistic = 4 – 8 tháng.
  • Thời lượng Bình quân triển khai MFC = 5 – 18 tháng.
  • Thời lượng Bình quân hệ thống hoạt động trơn tru và mang lại hiệu quả cho Doanh nghiệp từ 03 – 05 năm.
  • Tiêu tốn rất nhiều chi phí nhân sự của Chủ đầu tư và Nhà cung cấp giải pháp. (Tuy nhiên, khi dự án thành công cũng mang lại hiệu quả không thể đo lường được!!!)

Đó là lý do tại sao chi phí triển khai bao giờ cũng bằng 1,2 – 03 lần chi phí License

Tản mạn thêm:

  • Nhà cung cấp nào đưa ra chi phí Service thấp hơn chi phí License thì cũng có nghĩa là đã mang lại rủi ro cho dự án.
  • Nhà cung cấp nào cam kết sẽ thực hiện theo đúng toàn bộ yêu cầu của Doanh nghiệp thì cần phải xem xét lại kỹ năng fix scope và phân tích GAP của đội ngũ tư vấn nồng cốt, kéo theo khả năng chỉ định deadline cũng cần phải đánh giá thẩm định lại.
  • Nhà cung cấp nào cam kết hoàn thành dự án trong thời hạn quá ngắn cũng cần phải xem xét lại.
  • Một kế hoạch mà nguồn nhân lực không rõ ràng, không dành trọn thời gian cho dự án, không khởi động đúng thời điểm trong năm tài chính cũng xem như một thất bại được báo trước.
  • Nhà cung cấp nào cam kết đảm bảo nhân sự triển khai 100% cho dự án mà không căn cứ rõ ràng trên Scope, Scheldule và các milestone thì thật là…
  • Điều khoản payment term trong hợp đồng không phù hợp với các giai đoạn triển khai và nguồn lực thực hiện, có nghĩa là chưa hoạch định được ngân sách và nguồn lực rõ ràng, khả năng “gãy” dự án và thâm hụt ngân sách thực hiện là hiển nhiên.
  • “Phần mềm ERP” triển khai trên một nền tảng hạ tầng yếu kém, quy trình và các hạ tầng dữ liệu chưa được chuẩn hóa cũng đem lại hiệu quả thấp và khả năng thất bại là cao.
  • Doanh nghiệp chưa chuẩn bị hoàn tất cơ sở hạ tầng đã vội triển khai ERP thì xem như rước ông “khổng lồ” đi vào đám lau sậy, trước sau gì cũng bị lún tới cổ.
  • Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa cơ sở dữ liệu hạ tầng đã vội triển khai ERP thì xem như lạc vào ma trận “mê cung” không xác định rõ yêu cầu, không biết được đích đến của dự án.
  • Doanh nghiệp chưa chuẩn bị ngân sách và nguồn nhân lực thực hiện, thì dự án kéo dài mãi vì không có ngân sách hỗ trợ kịp thời cho nguồn lực thiếu hụt do phải phân tán nguồn lực trong quá trình triển khai dự án.
  • Doanh nghiệp giao phó công tác giám sát triển khai nhập liệu của End User hoàn toàn cho Nhà cung cấp thì xem như “thượng phương bảo kiếm” thì mình giữ nhưng trách nhiệm thì Nhà cung cấp ôm hết.

Đừng nên điên cuồng mà chạy theo kế hoạch một cách mù quáng sẽ dẫn đến thất bại.

Đặc biệt với các bạn làm Project Manager, xin đừng để bị áp lực từ cấp trên một cách vô lý sẽ làm “gãy” dự án.

Mà nên mạnh dạn “say no” và kiên quyết rời bỏ vị trí Project Manager nhằm tạo áp lực ngược lại với cấp trên để bảo vệ dự án đi đến thành công theo từng bước của qui trình thực hiện.

Nguồn: thinknextco.com

Leave a Comment