Trong Microsoft Dynamics AX 2012, On-hand Inventory là một trong những dữ liệu quan trọng nhất đối với hoạt động vận hành. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều người dùng chưa hiểu đầy đủ ý nghĩa nghiệp vụ đằng sau từng cột dữ liệu. Điều này khiến hệ thống AX 2012 chưa được khai thác đúng mức và chưa phát huy hết tính thiết thực trong công việc hằng ngày.
Thông qua bài viết này, tôi muốn cùng các bạn làm rõ ý nghĩa của từng chỉ tiêu trong màn hình On-hand Inventory, từ đó giúp việc sử dụng AX 2012 trở nên hiệu quả hơn.
Cách xem On-hand inventory trong AX 2012
AX 2012 cung cấp nhiều cách để xem tồn kho, tuy nhiên cách tổng quát và phổ biến nhất là xem thông qua màn hình Released products theo đường dẫn:
Product information management > Common > Released products
Sau khi chọn một mặt hàng cụ thể trong danh sách, người dùng vào tab Manage inventory trên action pane và chọn On-hand inventory. Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị màn hình On-hand Inventory với các cột số lượng thể hiện trạng thái tồn kho tại thời điểm xem dữ liệu.
Physical inventory – Tồn kho thực tế
Physical inventory, hay còn gọi là tồn kho vật lý, thể hiện số lượng hàng hóa đang thực sự tồn tại trong kho tại thời điểm hiện tại. Đây là số lượng đã được ghi nhận thông qua các giao dịch nhập kho và chưa bị xuất kho. Physical inventory thường được sử dụng trong công tác kiểm kê và đối chiếu số liệu tồn kho giữa hệ thống và thực tế.
Điều quan trọng cần lưu ý là Physical inventory phản ánh trạng thái vật lý, nhưng chưa phản ánh khả năng sử dụng thực tế của hàng hóa đó.
Physical reserved – Tồn kho thực tế đã được giữ hàng
Physical reserved thể hiện phần tồn kho vật lý đã được giữ để phục vụ cho một nhu cầu cụ thể, chẳng hạn như đơn bán hàng, lệnh sản xuất hoặc nhu cầu nội bộ khác. Khi một lượng hàng đã được reserved, thì những lượng hàng đó không còn sẵn sàng cho các mục đích sử dụng khác, dù về mặt vật lý vẫn còn nằm trong kho.
Chỉ tiêu này phản ánh các cam kết đã tồn tại trong hệ thống và đóng vai trò rất quan trọng trong việc tránh over-commit tồn kho.
Available physical – Tồn kho thực tế có thể sử dụng
Available physical được tính bằng Physical inventory trừ đi Physical reserved. Đây là số lượng hàng tồn kho thực tế mà hệ thống cho phép sử dụng ngay tại thời điểm hiện tại.
Trong thực tế vận hành, đây là chỉ tiêu mà bộ phận bán hàng thường dựa vào để tiếp nhận đơn hàng mới. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng tại cùng một thời điểm có thể có nhiều người dùng đang tạo sales orders song song, vì vậy tổng nhu cầu đã lên đơn cần được theo dõi thêm thông qua cột On order để tránh vượt quá khả năng đáp ứng.
Ordered in total – Số lượng nhập kho đã lên đơn
Ordered in total thể hiện số lượng hàng hóa đã được lên đơn nhập kho nhưng chưa thực sự nhập kho. Trong AX 2012, nguồn nhập kho không chỉ đến từ Purchase order mà còn có thể từ Sales return, Inventory transfer hoặc Production order.
Do các đơn này chưa được ghi nhận nhập kho, nên số lượng Ordered in total chưa làm tăng Physical inventory. Chỉ tiêu này thường được sử dụng để tham khảo khi xem xét khả năng đáp ứng các đơn hàng giao trong tương lai, đặc biệt khi kết hợp với thông tin về lịch giao hàng.
On order – Số lượng xuất kho đã lên đơn
On order thể hiện số lượng hàng đã được lên đơn xuất kho nhưng chưa thực sự xuất kho. Ngoài Sales order, các loại đơn như Purchase return hay Inventory transfer cũng làm phát sinh số lượng On order.
Tương tự như Ordered in total, số lượng này chưa làm thay đổi Physical inventory vì giao dịch xuất kho chưa xảy ra. Tuy nhiên, nó phản ánh rõ các nhu cầu đã được ghi nhận và sẽ tác động đến tồn kho trong thời gian tới.
Total available – Tổng số lượng tồn kho trong tương lai
Total available thể hiện trạng thái tồn kho dự kiến trong tương lai, có xét đến các đơn nhập và xuất đã đặt. Đây không phải là chỉ tiêu để sử dụng cho các quyết định xuất kho tức thời, mà nên được dùng trong công tác lập kế hoạch hoặc khi xem xét nhận các đơn hàng có thời gian giao trong tương lai, kết hợp với lead time phù hợp.
Kết luận
On-hand Inventory trong AX 2012 là một màn hình số liệu mọi mặt trong vận hành tồn kho của doanh nghiệp. Khi người dùng hiểu đúng ý nghĩa của từng chỉ tiêu và sử dụng đúng ngữ cảnh, dữ liệu tồn kho trở thành một nguồn sự thật đáng tin cậy, hỗ trợ hiệu quả cho các quyết định vận hành hằng ngày.
Hiểu đúng On-hand Inventory chính là bước nền quan trọng để hệ thống AX 2012 thực sự phục vụ cho hoạt động kinh doanh.