Trong guồng quay vận hành mỗi ngày, PMO thường đứng giữa tâm bão của hàng loạt yêu cầu đổ về từ mọi phía, từ đối tác bên ngoài, từ các phòng ban nội bộ, và từ những chỉ đạo khẩn cấp từ lãnh đạo cấp cao. Áp lực phải phản hồi ngay lập tức vô hình chung đẩy PMO vào thế bị động, liên tục phải “chữa cháy” thay vì chủ động theo kế hoạch của mình. Theo thời gian với những sự vụ ngắn hạn, PMO sẽ dần đánh mất sự kết nối với các mục tiêu chiến lược và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Câu nói đùa nhưng rất thật của những người làm PMO: “Mình quản trị dự án cho mọi người, nhưng lại không thể quản trị dự án của chính mình” chính là dấu hiệu cảnh báo sâu sắc nhất.
Theo khảo sát từ báo cáo đánh giá của Planview, có đến 60% các doanh nghiệp cảm thấy khó quản lý các yêu cầu phát triển vì thiếu hệ thống quản trị dữ liệu về nguồn lực, khối lượng công việc (workload) một cách kịp thời và chính xác. Khi thiếu thông tin, các PMO bắt đầu làm việc theo cảm tính và thói quen.
Dưới đây là 3 rào cản cốt lõi mà Planview đã chỉ ra, khiến các PMO mất đi tính chủ động và thường rơi vào thế bị động:
Quá nhiều yêu cầu
Yêu cầu (Demand) không bao giờ đến với PMO một cách trật tự hay xếp hàng ngay ngắn. Chúng xuất hiện từ email, tin nhắn chat, những cuộc trò chuyện vội vã ở hành lang, hay thậm chí là một dòng tin nhắn lúc nửa đêm từ các lãnh đạo cấp cao.
Đây là bài toán kinh điển mà bất kỳ bộ phận PMO nào cũng phải đối mặt trên hành trình tối ưu hóa nguồn lực. Những yêu cầu đổ về từ khắp nơi, mang theo những góc nhìn khác biệt và thật khó để đặt lên cùng một bàn cân. Thay vì để PMO rơi vào thế bị động giữa các luồng yêu cầu, giải pháp phù hợp nhất chính là triển khai một Hệ thống tiếp nhận yêu cầu tập trung. Khi đó, PMO sẽ có một môi trường cộng tác thông tin giữa PMO và các phòng ban được kết nối một cách minh bạch, khách quan.
Khi nói đến giải pháp, nhiều bạn thường nghĩ đến những giải pháp hoàn hảo và đòi hỏi mức ngân sách và thời gian đôi khi vượt qua khả năng phân bổ của doanh nghiệp. Kinh nghiệm cá nhân mình là cứ dùng ngay giải pháp nào có sẵn hoặc giải pháp open source cũng được. Tính cấp thiết là quản lý được yêu cầu, cho nên có đơn vị mình dùng ngay OSTicket rồi từ từ triển khai giải pháp tốt hơn sau.
Yêu cầu nào cũng quan trọng
Khi đứng riêng lẻ, yêu cầu nào nghe cũng có vẻ khẩn cấp và mang lại giá trị lớn cho các phòng ban hoặc khách hàng. Nếu không có một thước đo chuẩn để đánh giá sự liên kết chiến lược, mức độ rủi ro, ảnh hưởng đến khách hàng hay năng suất lao động… PMO sẽ dễ rơi vào bẫy. Những việc có giá trị thấp sẽ “len lỏi” vào hệ thống, trong khi những dự án chiến lược thực sự lại phải xếp hàng chờ đợi.
Thách thức lớn nhất của PMO không phải là đánh giá sự đúng sai của các yêu cầu, mà là chọn ưu tiên giữa những yêu cầu đều quan trọng. Khi đứng riêng lẻ, mọi yêu cầu gửi đến PMO đều mang tính cấp thiết dưới góc nhìn của bộ phận đề xuất. Nếu không có một hệ quy chiếu chấm điểm chung để cân đo giữa rủi ro, trải nghiệm khách hàng, giá trị lợi ích đem lại, năng lực đáp ứng và hiệu suất lao động, PMO sẽ dễ rơi vào trạng thái quá tải. Chính vì vậy, việc xây dựng một bô quy tắc chấm điểm ưu tiên (Value Framework) là việc làm cấp thiết ngay sau việc quản lý yêu cầu. Khi có khung chấm điểm giá trị cùng với một hệ thống quản lý yêu cầu, việc cân nhắc đánh đổi (trade-offs) giữa các dự án sẽ được hiển thị rõ ràng, giúp các quyết định hoãn lại hay chấp thuận của PMO trở nên thuyết phục và có cơ sở vững chắc.
Mộ số gợi ý từ kinh nghiệm cá nhân của mình.
- Yếu tố khách hàng thường có hệ số giá trị cao nhất
- Yếu tố thời gian thì Daily cao nhất, rồi đến tuần, tháng, quý, năm… Một việc nhỏ nhưng làm hàng ngày và nhiều người làm nhân lên sẽ có giá trị rất cao.
Không có hệ thống PPM
Thực tế các doanh nghiệp có rất nhiều trường hợp, ác yêu cầu mới, dự án mới cứ thế được phê duyệt trong khi người quản lý hoàn toàn không nhìn thấy các đội ngũ bên dưới đang phải gánh vác những cam kết gì. Khi yêu cầu và nguồn lực không được cập nhật trên cùng một hệ thống, việc tái sắp xếp ưu tiên khi có phát sinh từ thực tế sẽ trở thành những quyết định “đối phó”, mang tính kinh nghiệm thay vì có chủ đích.
Trong quản lý PMO, thông tin chậm trễ chính là rào cản lớn nhất của hiệu suất. Khi PMO không có hệ thống, thiếu dữ liệu cập nhật tình hình các dự án kịp thời, việc phê duyệt dự án hay cấp phát nguồn lực sẽ dễ rơi vào trạng thái cảm tính, thiếu thuyết phục và vô tình kìm hãm hiệu suất của PMO. Khi người quản lý buộc phải ra quyết định trong hoàn cảnh các yêu cầu, cam kết và năng lực cung ứng nguồn lực hoàn toàn rời rạc, thiếu cập nhật… thì người quản lý thường sẽ ra quyết định dựa trên kinh nghiệm hoặc cảm tính, ít nhiều mang tính đối phó thay vì có kế hoạch và dựa trên thông tin minh bạch. Hệ thống PPM không chỉ tối giúp các PMO ưu hóa nguồn lực, mà còn trao cho các PMO thay đổi hoàn cảnh từ thế “chạy theo sự vụ” sang “chủ động có kế hoạch”.
Lời Kết
Chuyển đổi số không phải là câu chuyện ngày một ngày hai, và vai trò của PMO chính là bộ phận quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các dự án theo đúng định hướng chiến lược. Nếu PMO của bạn cũng đang gặp những rắc rối kể trên, hãy xem qua video của Planview dưới đây và tham khảo tài liệu giải pháp đề xuất đính kèm.
The Savvy PMO’s Guide to Demand Management – Tài liệu từ Planview giới thiệu những giải pháp cụ thể để xây dựng quy trình tiếp nhận yêu cầu, kết nối công việc với các ưu tiên chiến lược.
Tổng hợp từ youtube của Planview.